sarpras.com

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

ü Pengertian Sarana dan Prasarana  Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

ü Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

A.    Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1.  Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

·       Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

·       Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

·       Berbentuk buku

2.  Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

B.    Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

C.    Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

D.   Perabot Kantor (Office Furniture)

                   Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E.     Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

F.   Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Tujuan Tata Ruang Kantor

o   Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

o   Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

o   Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

o   Memudahkan dalam pengawasan.

o   Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

o   Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

o   Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

o   Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

o   Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1.        Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

2.        Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

3.        Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

1)    Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

·           Asas jarak terpendek.

·           Asas rangkaian kerja.

·           Asas penggunaan seluruh ruangan.

·           Asas integrasi kegiatan.

·           Asas perubahan susunan tempat kerja.

·           Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2)    Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

·           Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

·           Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

·           Alur kerja harus sederhana.

·           Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

·           Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

·           Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.

·           Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.

·           Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

3)    Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

§  Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.

§  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

§  Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.

§  Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

2. Sistem Warna

Macam-macam warna ada 3, yaitu :

§  Warna primer (warna pokok).

§  Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).

§  Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

·      Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.

·      Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

·      Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

4. Sistem Penataan Suara

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan :

o  Ruangan diberi penyadap suara.

o  Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.

o  Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).

o  Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

ü Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor

1.  Pengadaan Sarana Kantor

Pengadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing2 kantor.
Dalam menyusun pengadaan kantor selalu diawali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut:

·      Kebutuhan kantor

·      Biaya

·      Keadaan inventaris tahun2 sebelumnya

·      Pertimbangan perhitungan pegawai yang ada

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan perbekalan yaitu sebagai berikut:

1.    Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

2.    Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan

3.    Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

4.    Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional

5.    Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor

6.    Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

7.    Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

2.    Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

1.     Agar barang tidak cepat rusak.

2.     Agar tidak terjadi kehilangan barang.

3.     Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

4.Memudahkan dalam pengawasan.

5.Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

a)     Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

b)    Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.

c)     Sifat barang yang disimpan.

d)    Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

e)     Prosedur dan tata kerja.

f)      Biaya yang disediakan.

g)    Tenaga yang diperlukan.

h)    Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

1.     Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).

2.     Barang disimpan dalam keadaan bersih.

3.     Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

4.     Barang disimpan di tempat yang memadai.

5.     Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.

6.     Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.

7.     Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

8.     Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.

9.     Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3.    Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

a)     Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.

b)    Agar barang tidak mudah hilang.

c)     Agar barang tidak kadaluarsa.

d)    Agar barang tidak mudah susut.

e)     Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

®     Pemeliharaan berdasarkan waktu

·       Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).

·       Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).

®       Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

·         Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

·         Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4.    Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

§   Agar peralatan tidak mudah hilang.

§   Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

§   Memudahkan dalam pengecekan barang.

§   Memudahkan dalam pengawasan.

§   Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan :

·           Buku Pencatatan Inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

a.    Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

b.    Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c.     Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

·          Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

o   Sebagai bahan pertanggung jawaban.

o   Sebagai pengendali persediaan.

o   Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.

o   Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain :

o   Bukti penerimaan barang.

o   Bukti pembelian barang.

o   Bukti pengeluaran barang.

o   Kartu barang.

o   Kartu persediaan.

o   Daftar inventaris.

o   Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

a.    Memeriksa barang.

b.    Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

c.     Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

d.    Menghitung pengeluaran barang.

e.     Menghitung sisa persediaan.

f.      Mencatat mutasi barang.

g.    Melaporkan kepada atasan atau pimpinan